Por Odette Latapi

Hay algo que me preguntan con cierta frecuencia: “¿Por qué no contratamos directamente al speaker?”

La pregunta tiene todo el sentido. Hoy es muy fácil encontrar a casi cualquier conferencista en internet, conocer sus temas, ver videos de sus conferencias y, muchas veces, incluso encontrar un correo o teléfono para contactarlo. Entonces, ¿para qué necesitas un buró?

Después de muchos años trabajando en esta industria, creo que la respuesta tiene poco que ver con tener acceso a un nombre. Y mucho que ver con todo lo que pasa antes, durante y después de que ese nombre sube al escenario.

El problema no es encontrar speakers

Speakers hay muchos. Y si lo que buscamos es una lista de personas que hablen de liderazgo, innovación, ventas, inteligencia artificial o motivación, podemos encontrar cientos. Pero eso no significa que sepamos cuál es el correcto para nuestro evento.

Elegir bien implica entender algo mucho más profundo:

¿Qué está pasando hoy en la organización?

¿Qué necesita escuchar esta audiencia?

¿Qué queremos provocar con la conferencia?

¿Qué mensaje queremos que se quede después del evento?

Esa es una de las primeras razones por las que trabajar con un buró especializado como THE SPEAKER puede hacer una diferencia. Porque un buen buró no debería empezar enseñándote nombres. Debería empezar haciendo preguntas.

No se trata de venderte al speaker que tienes en mente

Cuando alguien llega con un nombre específico, claro que podemos escucharlo. Pero también tenemos la responsabilidad de decirle si realmente creemos que es la mejor opción para su evento. Y esto no siempre es lo más cómodo. Porque a veces el speaker que todos conocen no es el que mejor responde al objetivo. A veces hay alguien menos famoso que puede conectar mucho mejor con esa audiencia. Y en ocasiones el speaker perfecto ni siquiera estaba en el radar del cliente. Para mí, ahí está buena parte del valor de un buró. No en tener una lista de nombres, sino en tener el criterio para saber cuándo un nombre hace sentido y cuándo no.

Hay muchas cosas que no se ven desde fuera

Cuando contratas a un speaker directamente, probablemente estás pensando en la conferencia. Pero detrás de esa conferencia hay muchas otras cosas:

• Disponibilidad.
• Honorarios.
• Contrato.
• Contenido.
• Requerimientos técnicos.
• Viajes.
• Hospedaje.
• Horarios.
• Briefing.
• Coordinación con el equipo del evento.

Y, sobre todo: Seguimiento. Porque una conferencia empieza mucho antes de que el speaker llegue al escenario. Y termina mucho después de que baja de él. Cuando tienes un buró serio detrás, hay alguien que conoce ese proceso y que está pendiente de que todas esas piezas funcionen. No para complicar las cosas, al contrario, para evitar que se conviertan en problemas para el organizador.

La experiencia también es saber qué puede salir mal

Esta es una de las cosas que más he aprendido con los años. Hay problemas que no sabes que existen hasta que te toca vivirlos. Un vuelo que se retrasa, un cambio de agenda, una necesidad técnica que no estaba contemplada, un ajuste de último momento en el contenido, un cambio en el número de asistentes, etc.

Una conferencia que necesita adaptarse mucho más de lo que se había pensado. No significa que todo vaya a salir mal significa que los eventos son así. Y tener a alguien que ya ha pasado por esas situaciones cambia completamente la experiencia. Porque no estás descubriendo cómo resolverlo en ese momento. Ya existe un proceso, contactos y experiencia. Y alguien está pensando en eso mientras tú estás pensando en tu evento.

El verdadero valor está en el acompañamiento

Creo que esta es la parte que muchas veces no se ve cuando se habla de un buró de conferencistas. El valor no está solamente en conseguir una fecha sino en acompañar todo el proceso. Desde entender lo que necesita el cliente, identificar opciones, ayudar a tomar una decisión, negociar y formalizar la contratación, hasta coordinar los detalles que harán que la participación del speaker funcione.
Y hay algo más:
Un buen buró también representa los intereses del cliente.
Eso significa poder decir: “Este speaker no es el indicado para lo que quieres lograr.” Ó :“Creo que hay otra opción que vale la pena conocer.”
O incluso: “Antes de elegir, necesitamos entender mejor qué quieres provocar en tu audiencia.”
Para mí, eso es ser un verdadero especialista.

Entonces, ¿vale la pena contratar directamente?

Puede funcionar. Pero la pregunta que yo haría es otra:

¿Qué quieres resolver tú y qué quieres que resuelva un especialista?

Si tu prioridad es simplemente encontrar a una persona disponible para dar una conferencia, probablemente puedas hacerlo directamente. Pero si estás invirtiendo tiempo, dinero y esfuerzo en un evento y quieres asegurarte de que el speaker realmente sea parte de su estrategia, contar con alguien que conozca el mercado, a los speakers y el proceso puede hacer una gran diferencia. Porque al final, no estás contratando solamente una conferencia. Estás tomando una decisión que puede tener mucho peso en la experiencia de tu audiencia. Y esa decisión merece más que una búsqueda en Google.

THE SPEAKER, desde otro lugar

En THE SPEAKER no creemos que nuestro trabajo sea simplemente tener acceso a los mejores nombres.

Nuestro trabajo es entender. Entender al cliente, el momento, a la audiencia y a partir de ahí, encontrar a la voz correcta. Porque después de tantos años en esta industria, sigo creyendo que la pregunta más importante no es:

“¿A quién podemos traer?”

Es:“¿Quién tiene algo que decirle a esta audiencia, en este momento, que realmente pueda hacer una diferencia?”

Cuando encuentras esa respuesta, contratar al speaker deja de ser una tarea más de la producción. Se convierte en una decisión estratégica.Y eso es, para mí, lo que un buen buró debería aportar.